16 Langkah Perencanaan Seminar Yang Sukses

16 Langkah Perencanaan Seminar Yang Sukses

16 Langkah Perencanaan Seminar Yang Sukses – Baik itu yang pertama kali maupun yang keseratus kali, merencanakan sebuah seminar yang sukses selalu sama. Untuk memastikan tidak ada yang lolos, gunakan 16 langkah ini untuk mempelajari cara menyiapkan webinar atau menyelenggarakan seminar. Lihat daftar periksa ini kapan saja dalam proses perencanaan Anda untuk mengurangi stres dan pastikan tidak ada detail yang terlewatkan.

16 Langkah Perencanaan Seminar Yang Sukses

Setelah Anda mendapatkan lampu hijau untuk seminar Anda (minimal, empat hingga enam bulan sebelum acara Anda), saatnya untuk memulai tugas di bawah ini. Semakin cepat Anda dapat memeriksa tugas-tugas ini dari daftar perencanaan Anda, semakin baik! sbowin

1. Tetapkan tujuan dan sasaran Anda

Pertama, tuliskan tujuan seminar Anda. Kemudian, tetapkan tujuan untuk berapa banyak orang yang ingin Anda hadiri secara langsung atau untuk menonton streaming langsung Anda. Terakhir, tetapkan tujuan keuntungan yang jelas, yang akan membantu Anda menghitung berapa biaya yang harus dibebankan kepada peserta.

2. Susun anggaran kasar

Dengan mempertimbangkan tujuan keuntungan Anda, tetapkan harga tiket Anda. Merefleksikan biaya seminar atau webinar sebelumnya akan membantu Anda menentukan harga acara Anda secara kompetitif tanpa mengorbankan keuntungan.

Jika Anda tidak yakin tentang beberapa detailnya, Anda dapat mengisi kategori anggaran yang tidak diketahui dengan tebakan terpelajar berdasarkan beberapa penelitian cepat. Langkah ekstra ini memastikan Anda membuat anggaran yang realistis sehingga Anda tidak lengah dengan pengeluaran mendadak saat acara Anda mendekat.

3. Pilih tanggal

Pilih dua tanggal — yang optimal dan yang terbaik kedua untuk cadangan untuk berjaga-jaga.

4. Tentukan format acara Anda

Tentukan apakah Anda harus menyelenggarakan acara Anda secara online atau secara langsung. Bergantung pada lokasi dan tanggal target Anda, pembatasan COVID-19 mungkin membuat seminar besar secara langsung sulit untuk diselenggarakan. Webinar dapat menjadi alternatif praktis yang tidak terikat pada pembatasan perjalanan atau acara.

Saat Anda mempelajari cara membuat webinar, Anda dapat menjaga acara tetap berjalan meskipun pembatasan tidak memungkinkan Anda menyatukan orang. Pertimbangkan format hibrida jika Anda perlu mengurangi kapasitas tetapi tetap ingin seminar Anda menjangkau audiens yang besar.

5. Meneliti pembicara, lokasi, dan vendor

Mulailah dengan mengidentifikasi pembicara yang pernah muncul di seminar atau webinar serupa. Teliti topik pembicaraan dan seminar masing-masing sebelumnya untuk menentukan pilihan utama Anda.

Jika Anda merencanakan webinar, ingatlah bahwa pemilihan pembicara Anda tidak terikat oleh lokasi, karena semua orang dapat melakukan streaming langsung dari basis rumah mereka. Setelah Anda menargetkan pembicara utama Anda, jangkau mereka dan perkuat detail seperti tanggal, kompensasi mereka, dan jenis serta durasi pembicaraan mereka.

Untuk seminar langsung, Anda harus mencari lokasi dan vendor. Ambil langkah-langkah ini untuk mempersempit segalanya:

  • Pilih lokasi geografis ideal Anda dan identifikasi tempat di area tersebut.
  • Tentukan berapa banyak orang yang akan menghadiri seminar Anda untuk mengatur kebutuhan kapasitas Anda.
  • Tanyakan setiap tempat apakah mereka menyediakan WiFi dan memiliki infrastruktur yang Anda butuhkan.
  • Pelajari apakah tempat pilihan Anda memiliki vendor pilihan, dan jika tidak, identifikasi vendor lokal yang dapat Anda andalkan.
  • Tinjau kontrak Anda dan ajukan pertanyaan sebelum menandatangani.

6. Mulai pencarian sponsor Anda

Sponsor dapat membantu mendanai seminar atau webinar Anda, memungkinkan Anda melakukan lebih dari yang Anda lakukan jika Anda harus mendanai semuanya sendiri. Tentukan jenis aktivasi sponsor yang dapat Anda tawarkan. Anda dapat meneliti sponsor yang telah bermitra dengan seminar dan merek serupa yang mencoba menjangkau audiens target yang sama untuk mendapatkan ide tentang siapa yang harus dihubungi. Kompilasi daftar pilihan utama Anda dan mulai dengan kampanye email dingin. Saat mempersiapkan promosi Anda, buku kerja kami akan membantu Anda menentukan harga pasar dari paket sponsor Anda.

Setelah Anda memiliki kerangka kerja, penting untuk selalu memperbarui anggaran saat Anda menerima perkiraan dan penawaran. Dengan begitu, Anda bisa mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang pendapatan yang Anda harapkan. Ini juga ketika Anda perlu memulai upaya pemasaran seminar Anda.

7. Selesaikan pembicara

Saat acara Anda semakin dekat, Anda harus menentukan beberapa detail, seperti menyelesaikan biaya pembicara dan mendapatkan kontrak yang ditandatangani. Ini juga saat yang tepat untuk meminta bios dan foto peserta untuk memperbarui situs web dan deskripsi acara Anda. Atur perjalanan dan akomodasi untuk acara tatap muka dan bagikan detail ini dengan tamu Anda jika diperlukan.

8. Mengatur keuangan

Jaga agar informasi keuangan Anda tetap terkendali untuk menghindari kejutan anggaran dan tetap pada jalur pengeluaran Anda. Pilih teknologi tiket atau pendaftaran untuk acara Anda sehingga peserta dapat mulai memesan tiket mereka. Hubungi sponsor Anda yang telah dikonfirmasi untuk menyelesaikan kontribusi sponsor sehingga Anda tahu berapa banyak dukungan yang akan Anda dapatkan.

9. Bangun situs web seminar Anda

Situs web untuk seminar Anda dapat menghasilkan buzz dan menarik peserta. Sebelum Anda mulai membangunnya, putuskan apakah Anda perlu mendesain situs web lengkap atau hanya mengarahkan lalu lintas ke halaman pendaftaran Anda. Jika Anda membutuhkan situs web, buatlah dengan mempertimbangkan langkah-langkah berikut:

  • Dapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan pada desain.
  • Perbarui situs Anda (jika ada) atau buat situs baru setelah Anda mendapat persetujuan pemangku kepentingan.
  • Periksa kembali apakah infrastruktur situs Anda dapat menangani peningkatan lalu lintas saat tiket mulai dijual.
  • Pastikan situs web Anda dioptimalkan untuk seluler.

10. Mulai promosi

Praktik terbaik seminar dan webinar memerlukan promosi acara Anda untuk membangun merek Anda dan membangun audiens Anda. Promosikan acara mendatang Anda dengan langkah-langkah berikut:

  • Kembangkan dokumen perpesanan yang selaras dengan merek Anda.
  • Masukkan promosi seminar Anda ke dalam email dan jadwal media sosial Anda.
  • Buat Acara Facebook dan video promo untuk diposting di media social.
  • Distribusikan seminar Anda ke kalender acara online.
  • Gunakan template ini untuk merencanakan kalender pemasaran Anda jika Anda memerlukan bantuan penjadwalan.

11. Selesaikan detail tempat

Selami detail tempat saat tanggal seminar Anda semakin dekat. Untuk acara tatap muka, Anda mungkin perlu bekerja dengan katering Anda pada menu, dengan mempertimbangkan kebutuhan diet khusus peserta. Pesan peralatan audio yang diperlukan untuk pembicara langsung atau pengaturan video untuk streaming langsung. Jika perlu, tinjau semua kebutuhan keamanan dan rancang rencana keamanan.

Ini juga merupakan waktu untuk mengajukan izin atau lisensi khusus yang mungkin diperlukan tempat Anda. Buat papan nama dan rencana komunikasi peserta untuk menyederhanakan komunikasi sebelum dan selama seminar, yang sangat penting jika akan ada pembatasan COVID-19.

Jika Anda merencanakan webinar, teliti opsi streaming langsung untuk menemukan platform yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Uji berbagai platform untuk mengidentifikasi kecocokan yang tepat dan pelajari fitur apa yang dapat Anda gunakan.

12. Rancang agenda seminar Anda

Buat garis besar jadwal seminar Anda dan putuskan siapa yang akan berbicara kapan. Pastikan setiap pembicara memiliki cukup waktu untuk memberikan masukan sebelum Anda menyelesaikannya. Masukkan istirahat ke dalam agenda untuk peserta dan pembicara. Setelah Anda menyelesaikan draf agenda Anda, bagikan dengan pembuat keputusan untuk disetujui.

Dua bulan sebelumnya: Menyelesaikan detail

Dengan seminar atau webinar Anda di depan mata, hari-hari akan mulai berlalu. Inilah yang perlu Anda fokuskan dalam dua bulan menjelang acara Anda.

13. Yakinkan pengunjung acara yang tertarik

Saatnya untuk mulai menarik peserta Anda. Kirim email reguler selama tiga hingga empat minggu ke depan untuk memberi tahu siapa pun yang berada di pagar tahu bahwa mereka memiliki waktu terbatas untuk mendaftar. Gunakan iklan penargetan ulang untuk menargetkan orang-orang yang memulai proses pendaftaran atau pembelian tetapi gagal menyelesaikan prosesnya.

14. Selesaikan jadwal dan skrip

Bagikan jadwal kepada pembicara dan peserta Anda untuk memastikan seminar atau webinar Anda berjalan lancar. Dapatkan sign-off pada skrip apa pun dari pembicara sehingga mereka dapat menyelesaikan persiapan sambutannya.

15. Perbarui pemangku kepentingan Anda

Kirim email kepada pemangku kepentingan, pembicara, dan sponsor perusahaan Anda dengan nomor pendaftaran akhir sehingga mereka tahu apa yang diharapkan di acara tersebut.

16 Langkah Perencanaan Seminar Yang Sukses

16. Konfirmasikan pengaturan waktu semua vendor Anda

Tindak lanjuti dengan vendor Anda untuk memastikan semua orang tiba pada waktu yang tepat. Hubungi katering, vendor A/V, perusahaan dekorasi, dan pembicara Anda dan berikan garis waktu terperinci sebelumnya dan jawab pertanyaan menit terakhir. Untuk acara online atau hybrid, uji peralatan streaming langsung Anda dan lakukan uji coba untuk memastikan Anda siap melakukan siaran langsung pada hari acara.

Share